Le limitazioni introdotte dalla pandemia hanno avuto un impatto rilevante su vari aspetti della società: l’attività che ha subito l’impatto maggiore sembra essere l’insegnamento a distanza, anche per l’inerzia nell’adozione di tecnologie didattiche si è prolungata in Italia ad almeno vent’anni di ritardo sulla loro disponibilità in Paesi avanzati. Segue a ruota il lavoro a distanza, che le aziende – soprattutto di servizi – hanno rapidamente avviato, pur in assenza di un quadro contrattuale adatto, che dovrà prima o poi essere aggiornato come in Svizzera o nel Nord Europa.
Si è parlato già molto dei potenziali benefici dello smartworking, anche se naturalmente non tutte le funzioni aziendali si prestano ad impatti positivi in termini di aumento di produttività: marketing e amministrazione traggono forse vantaggi, mentre produzione e logistica devono aspettare ulteriori interventi costosi di automazione e IOT per poter controllare le loro operazioni complesse a distanza.
Le Risorse Umane poi per definizione hanno bisogno di interazioni tra persone e con le persone, di relazioni umane intense e diffuse, organizzative e formative, senza le quali nessun progetto di cambiamento può essere concreto e foriero di risultati. In queste aree così delicate, perché creano la motivazione e la cultura di un’impresa, non si possono utilizzare strumenti tecnologici obsoleti per la collaborazione a distanza, con infrastrutture insufficienti, continue interruzioni, video approssimativi, audio che vengono meno sul più bello.
Le Risorse Umane per definizione hanno bisogno di interazioni tra persone e con le persone, di relazioni umane intense e diffuse, organizzative e formative, senza le quali nessun progetto di cambiamento può essere concreto e foriero di risultati.
Occorrono strumenti relazionali che sfruttino appieno le possibilità offerte oggi dalle tecnologie video, con la massima stabilità, sicurezza informatica e con garanzia di riconoscimenti certi delle persone lontane. La Direzione del Personale ha e avrà in prospettiva un ruolo determinante nel successo di un’impresa, essendo le conoscenze e competenze delle persone ormai il vero capitale degli imprenditori 4.0. A questo si aggiunge inoltre la parte, assai pesante in termini burocratici-cartacei, degli adempimenti collegati alla gestione amministrativa del personale, dei contratti di lavoro, delle dichiarazioni IRPEF annuali, dalle pratiche per la Cassa Integrazione alla gestione day by day di presenze, assenze, malattie. Queste attività esigono anche una gestione documentale e contrattuale efficace, che richiede spesso la firma delle persone coinvolte, che si trovano nei siti più diversi stabilimenti o uffici in Italia e all’estero.
Occorrono strumenti relazionali che sfruttino appieno le possibilità offerte oggi dalle tecnologie video, con la massima stabilità, sicurezza informatica e con garanzia di riconoscimenti certi delle persone lontane.
Se per la parte riguardante la gestione delle risorse umane – dalla selezione, alla pianificazione degli avanzamenti e degli interventi formativi, fino alla eventuale interruzione del rapporto – i software specializzati supportano adeguatamente la Direzione del Personale, in condizioni di limitazione di movimenti deve essere attentamente riconsiderata tutta la gestione operativa delle varie problematiche e gli strumenti interni di interconnessione con autorità previdenziali, fiscali, sindacali, nonché con altri stakeholders esterni.
Per questi motivi le funzionalità della piattaforma Visabit dovrebbero essere attentamente valutate nell’ambito delle Risorse Umane. Essa è stata originariamente concepita e realizzata per digitalizzare le attività finanziarie, normate e sorvegliate da autorità di vigilanza delle banche centrali e da altri Enti di regolazione della Borsa e del Ministero dell’economia, oltreché progettata con la massima attenzione ai problemi di cybersecurity – ormai all’ordine del giorno, anche se in Italia se ne parla pudicamente meno che in altri Paesi.
L’ambiente di dialogo tra l’operatore che gestisce la piattaforma e la singola persona che vi interagisce a distanza riproduce al meglio, in termini di video-relazione, la condizione di un incontro fisico in ufficio: mantenendone tutte le componenti di linguaggio verbale e non verbale.
La registrazione dei video, effettuata nel pieno consenso delle regole di privacy, assicura la trasparenza e l’oggettività dei dati e dei commenti scambiati, anche a fronte di eventuali contenziosi futuri, frequenti per malintesi nei dialoghi a braccio. Inoltre, tutti i documenti contrattuali da scambiare tra i soggetti restano sempre disponibili online e accessibili in modalità mobile su smartphone, sia da parte delle persone intervistate che dall’operatore, e potranno essere comodamente firmati con un click a distanza.
I documenti da conservare possono essere affidati ad enti di certificazione terzi o rimanere in azienda. La persona conserva in una sua area riservata sempre sullo smartphone tutto ciò che ha firmato, consultabile o stampabile in ogni momento successivo.
Siamo convinti che un esame approfondito di queste particolari specifiche di funzionamento non possa che tradursi da parte di un Direttore del Personale nell’adozione di uno strumento che sarà di grande supporto alla gestione operativa delle risorse più importanti dell’era digitale: le persone.